Chaque année au mois d’août, la ville de Fleurance lève la tête vers les étoiles grâce au Festival d’Astronomie de Fleurance, organisé par les équipes du festival et Instant Science. Depuis 33 ans les novices et initiés, néophytes et passionnés, grand public et chercheurs, adultes et enfants sont invités à participer à l’une des plus grandes manifestations culturelles et scientifiques en Europe. Un événement d’une telle ampleur se prépare tout au long de l’année, mais avec cet article, je vous propose de découvrir les actions de communication des derniers mois, et derniers préparatifs du 33e Festival d’Astronomie de Fleurance.
Comprendre le Festival
Participer à la mise en place du Festival d’Astronomie de Fleurance, c’est déjà le comprendre. Durant plusieurs jours et sur plusieurs lieux, se succèdent des conférences, des cours, des ateliers, des marathons, des films, des veillées, le Village des CHNOPS, Astro-Jeunes, etc.
Un programme riche, organisé par le festival et Instant Science, en partenariat avec la Société d’Astonomie Française, Good To Know et TerraGers. Les soutiens sont nombreux, avec le cinema Grand Angle, Fleurance animations, l’Université de paris Cité, ALCOR, Curiosity et UniverCiel. Mais aussi la Région Occitanie, le Conseil départemental du Gers, la Ville de Fleurance et la Communauté de Commune de Lomagne Gersoise.
Afin de mieux cerner l’importance de cet événement, je vous propose un tour d’horizon des activités proposées au 33e Festival d’Astronomie de Fleurance :
Le vendredi 4 août, c’est l’inauguration du festival.
Puis le samedi 5 août, c’est la journée du Marathon des Sciences, 12 conférences de midi à minuit, autour d’un thème “Les Controverses”.
Du dimanche 6 août au vendredi 11 août, c’est la période où ont lieu la plupart des activités avec le Festival Adultes. Chaque jour, on retrouve :
– 4 conférences (matin, après-midi, soir et nuit)
– 4 cours (fil vert, fil jaune, fil rouge, fil noir en fonction des niveaux de connaissances)
– 1 atelier (fil rouge)
– 1 ou 2 grand(s) atelier(s)
Le mercredi 9 août fait exception, car la programmation des conférences est modifiée par le Marathon des Transitions. Un événement important : 6 conférences de 13h à 19h autour de grands thèmes qui concernent les défis écologiques de demain : l’eau, l’énergie, l’économie, le transport et l’agriculture.
Des activités pour toute la journée
Et tous les soirs, du dimanche 6 août au jeudi 10 août :
– les veillées d’observation à la Ferme de Étoiles
– les séances de planétarium à la Ferme des Étoiles
– les spectacles au dôme du Hameau des Étoiles
À toutes ces activités il faut ajouter :
– le Village des CHNOPS, un espace de jeux et de rencontres convivial où l’on peut apprendre tout en s’amusant
– le Festival Astro-Jeunes, entièrement dédié aux jeunes de 4 à 17 ans, avec des fils pour tous les âges (fil vert, bleu, orange, rouge, noir et ballon)
– le Festival du Film de Fleurance, qui présente 6 films récents et en général inédits axé sur les transitions, la science et notre société, à un jury de scientifiques et de professionnels des médias. Chaque projection est ouverte au public et suivie d’un débat. L’œuvre la plus marquante se voit récompensée d’un prix à l’issue de la semaine.
Ça va, jusque-là vous me suivez ? Alors passons au vif du sujet !
Prendre part à l’organisation du Festival de Fleurance
Ma première mission pour le Festival d’Astronomie de Fleurance a été de décliner le visuel du Festival dans différentes versions. J’ai réalisé des visuels de toutes les dimensions : petit, grand, carré, rectangle, portrait, paysage, bandeau… ; et pour tous types d’usage : numérique (sites web, réseaux sociaux), impression (encarts publicitaires, affiches, bâches)… Sur chacun d’entre eux, le même leitmotiv à réécrire encore et toujours :
33e Festival d’Astronomie de Fleurance (Gers)
4 au 11 août 2023
Aujourd’hui encore, quand j’ouvre InDesign, c’est ce que mes doigts cherchent automatiquement à taper ! Il a parfois fallu que je les retienne car il restait beaucoup d’autres tâches à effectuer…
Un programme à scruter
À partir du mois de mai, il faut finaliser le programme du festival. Les conférences sont calées, les horaires précisées et les intervenants confirmés. Maintenant, il faut tout vérifier en relisant les 84 pages du programme 1 fois, 2 fois, 3 fois, 4 fois et même une 5ème fois pour être sûr. Oui, cela fait bien 420 pages à lire ou autrement dit, un roman.
Notre mission : repérer les fautes d’orthographe et de grammaire, corriger les erreurs de lieux, de dates ou d’heures, traquer les incohérences, les redondances, les manques… Un conférencier programmé à la mauvaise heure ? Des illustrations interverties ? Une description qui ne correspond pas à son conférencier ? Un XVII au lieu d’un XVIII ? Il faut tout voir. Car il faut non seulement contrôler que tout est juste mais aussi la mise en page ! Un paragraphe qui devrait être en gras ? Un point manquant à la fin d’une phrase ? Un alignement pas très droit ? Et le plus redoutable d’entre tous, le double-espace ! Celui-là est sacrément vicieux, il sait très bien se cacher et peut facilement nous berner dans un texte justifié.
Chaque format est vérifié
Autant vous dire que si vous avez besoin de lunettes pour lire, vous n’avez pas intérêt à les oublier. Bref, relire le programme du Festival c’est un véritable travail de secrétariat de rédaction ! Attendez, vous pensiez que c’était fini ? Quand il y en a plus, et oui, il y en a encore. Car une fois la version du programme papier validée, il reste encore la version numérique sur le site web. Et là, rebelote, il faut tout recommencer encore et encore.
Le programme achevé et validé, il part à l’impression et une fois reçu il faut maintenant l’écouler. Pour ça, il faut le distribuer en un maximum d’endroits stratégiques. Afin qu’il soit visible par le plus grand nombre, dans le Gers mais également dans les départements voisins. Deux méthodes ont été mises en place.
Diffuser le programme papier
Première méthode :
Les envois de colis qui servent à toucher trois types de structures : les services publics comme les mairies et les offices de tourisme ; les structures culturelles comme les musées, les théâtres, les cinémas, etc. et les établissements scolaires tels que les universités et les grandes écoles.
Première étape : faire un listing de ces trois types de structures et identifier un moyen de contact pour chacune d’entre elles. C’est un travail long et fastidieux mais qui constitue une véritable base de données qui peut être réutilisée dans le temps avec des mises à jour régulières.
Deuxième étape, faire une demande à chacun des lieux répertoriés pour qu’ils mettent à disposition de leur public des programmes et aussi des affiches.
Troisième étape : recueillir toutes les réponses positives et préparer leur colis individuellement avec le nombre de programmes et d’affiches souhaité puis les envoyer.
Seconde méthode :
Les tournées qui permettent de toucher les petites et grandes communes grâce aux petits commerces qui y sont implantés. Le principe est simple, on part une demi-journée ou une journée en voiture en suivant un itinéraire et on s’arrête dans de nombreuses villes sur le chemin pour distribuer programmes et affiches dans tous les commerces qui les acceptent : boulangeries, boucheries, pharmacies, coiffeurs, épiceries, presses… Rien ne nous a échappé !
À cela, il faut ajouter tous les détours que nous avons fait pour passer voir les structures qui se situent en périphérie des villes comme les campings ou les parcs d’attractions par exemple. Là encore, on a vu grand, avec des tournées à Agen dans le Lot-et-Garonne, à Tarbes dans les Hautes-Pyrénées ou encore à Toulouse en Haute-Garonne. Maintenant qu’on s’est occupé de distribuer les programmes papier, il faut également distiller le programme numérique pour qu’il soit visible et accessible par tout un chacun, dans tous lieux et à chaque instant.
Diffusion digitale
Pour que cela soit possible, nous avons misé sur deux stratégies. Tout d’abord, nous avons cherché toutes les pages internet qui permettent de recenser les événements culturels ou festivals. Les agendas en ligne, l’agenda de la région, les pages dédiées aux manifestations occitanes ou gersoises. Puis il nous a fallu renseigner toutes les informations du Festival sur chacune d’entre elles. Nous avons rédigé des textes de présentation adaptés aux modalités exigées et créer des visuels adaptés aux formats demandés.
Deuxième partie du processus, les réseaux sociaux. Il faut commencer par établir une stratégie en se posant les bonnes questions : de quoi veut-on parler ? À quelle fréquence publier ? Quelles photos utiliser ? Quel ton adopter ?
Avec toutes les réponses en main, on peut planifier tous les posts dans un calendrier et rédiger les légendes pour être prêts à poster chaque jour où on l’a prévu.
Sans oublier la presse, évidemment
Maintenant que le grand public est bien informé, il nous reste à travailler sur le troisième point d’entrée de notre communication : la presse. Il faut rédiger les communiqués de presse ainsi que le dossier de presse. Ces éléments doivent informer les médias de la tenue de l’événement et mettre en avant les points clés du programme comme des nouveautés ou des originalités.
La mise en valeur des intervenant-es
Cette année, l’accent a été mis sur l’hommage du Festival à Blaise Pascal pour les 400 ans de sa naissance. Pas moins de 4 conférences, 4 cours et 1 grand atelier lui ont été dédiés.
Toutefois, il ne faut pas non plus oublier l’ensemble des conférenciers de renom qui participent. Ces derniers sont attendus avec impatience par beaucoup de festivaliers, pour de passionnants échanges ! Enfin, notre invité de dernière minute : l’Intelligence Artificielle. Pour la première fois, les organisateurs du festival ont tenté de générer un discours de conférence par une IA, qui sera lu et soumis aux remarques de scientifiques. Un format original !
Maintenant, il ne reste plus qu’à diffuser les documents aux médias après avoir mis à jour le listing des contacts presse.
Avec tout ça, tout est fin prêt pour le lancement de ce 33e Festival d’Astronomie de Fleurance… N’est-ce pas ?
Et bien quand on organise un événement, quel qu’il soit, il y a toujours des imprévus à gérer. Comme le camion frigo qui lâche une semaine avant l’inauguration, Astro-Jeunes qui change de lieu alors que le plan est déjà imprimé… Il faut réagir vite et bien pour trouver des solutions et faire les ajustements nécessaires au bon déroulement de l’événement.
L’importance de la signalétique
Le 33e Festival d’Astronomie de Fleurance se déroulant du 4 au 11 août 2023, lundi 31 juillet (4 jours avant l’inauguration du Festival), c’est le début de l’effervescence ! Petit à petit, les différents lieux qui accueillent des activités pendant le Festival sont préparés. Les installations sont montées et les bâches déployées.
C’est le moment où il faut organiser tous les affichages qui serviront à aiguiller et à informer les visiteurs. Une mécanique se met alors en place : créer l’affiche, l’imprimer, la plastifier, la coller. OK. On fait le tour des salles et on vérifie que tout est en place. Il en manque une ? Pas de soucis : créer, imprimer, plastifier, coller. Encore une peut- être ? C’est parti : créer, imprimer, plastifier, coller.
Vivre le Festival d’Astronomie
Pendant les quelques jours où les préparatifs vont bon train et que les installations du Festival prennent forme – puis tous les jours du Festival – c’est là qu’on peut enfin voir le résultat du travail collectif et de tout ce qui a été préparé depuis des mois.
Le jour de l’inauguration, vendredi 4 août, tout se déroule en soirée. À 18h, le Festival est lancé par son président Bruno Monflier, suivi par les discours des élus. Mais, c’est déjà depuis les premières lueurs du matin que toute l’équipe, renforcée par les bénévoles, s’attelle à mettre en place cette soirée.
Le samedi 5 août, c’est le jour du Marathon des sciences. Il est encore temps de finir les derniers préparatifs avant le lancement du Festival Adultes. Les salles des cours et ateliers sont préparés, les dernières affiches collées. Samedi, c’est également la veille de l’ouverture du Village des CHNOPS qui se tient sous Halle de la Mairie de Fleurance.
Les tables sont installées (pour les jeux de plateaux, les jeux mathématiques, Fabrique et décore ton CHNOPS…), les buzzers montés sur l’estrade et les gradins assemblés pour le Grand Quiz. L’exposition hydrogène placée, les escape games aménagés, le planétarium gonflé, les cadeaux emballés pour le Rallye et les fameux CHNOPS disposés de part et d’autres de la Halle.
Tout est en place pour accueillir les visiteurs d’où qu’ils viennent. Cependant,il reste encore à préparer l’accueil et la boutique du Village le lendemain matin, avant l’ouverture à 10h.
Le dimanche 6 août, c’est là que le plus gros morceau commence avec le lancement du Festival Adultes, du Festival Astro-Jeunes, du Festival du Film et du Village des CHNOPS. Les équipes du Festival, d’Instant Science et tous les bénévoles se répartissent et se relaient tout au long de la journée sur les différents points d’activités du festival afin d’assurer la tenue des différentes caisses et boutiques et l’accueil des festivaliers.
Savoir s’adapter
Quand on organise un événement, quel qu’il soit, il y a toujours des imprévus à gérer (ça me dit quelque chose cette remarque ?). Des énigmes du rallye des CHNOPS qui disparaissent, des rafales de vents qui font tomber les affiches… Il faut réagir tout de suite pour ne pas pénaliser les visiteurs. Les horaires du planétarium qui évoluent ? Des chercheurs qui se rajoutent sur le planning des rencontres ? On reprend la mécanique (vous vous souvenez ?) : créer, imprimer, plastifier, coller.
Et l’après Festival dans tout ça ?
On a à peine le temps de voir une étoile filante éclairer le ciel que le Festival d’Astronomie de Fleurance est déjà terminé…
Vendredi 11 août, il a fallu faire dire au revoir au festival. Il faut reprendre toutes les étapes de l’installation mais cette fois, en marche arrière : ranger les tables, démonter les équipements, décoller les affiches, etc. Puis, vient le point d’orgue de la journée, la soirée de clôture du festival qui rend à Fleurance toute sa quiétude. Enfin… jusqu’à l’année prochaine !
En attendant, on a bien mérité de s’asseoir quelques instants sous le ciel étoilé pour profiter des dernières lueurs de la nuit.
C’est l’occasion de prendre du recul sur cet événement et sur les étapes parcourues jusqu’ici. Pour ma part, cette aventure a été ma première véritable expérience dans le monde professionnel en plus de ma première participation à un festival. En effet, c’est déjà enrichissant d’un point de vue personnel et humain. On fait des rencontres, on développe l’esprit d’équipe, on vit des instants communs et on repart avec des souvenirs partagés.
Puis, c’est aussi instructif du côté professionnel. J’ai acquis et développé des compétences concrètes comme l’utilisation de certains logiciels et des réseaux sociaux à des fins professionnelles. Aussi j’ai amélioré ma gestion du temps et des priorités. Ce qui peut paraître moins important à première vue, mais qui le devient quand on est du genre à faire les choses à la dernière minute.
Enfin, vivre le Festival a été pour moi le moment idéal pour allier les aspects personnels et professionnels, car c’est là où chacun peut profiter du travail accompli par tous !
